Projektassistenz und das Teilnehmer:innenmanagement (w/m/d)

Job description

Die Stelle stellt die reibungslose organisatorische Umsetzung des Projekts und deren Veranstaltungen sicher, unterstützt die Projektleitung, organisiert Veranstaltungen, verwaltet Teilnehmer:innen und sorgt für eine korrekte und effiziente Abwicklung aller administrativen und kommunikativen Prozesse.

Ihre Aufgaben:

Assistenz der Projektleitung

• Terminkoordination innerhalb des Projektteams
• Buchung von Räumen
• Mitverantwortung für die Einhaltung wichtiger Termine, Abgabefristen und Projektdeadlines
• Vorbereitung des Jour Fixe (Unterlagen, Agenda, Zusammenstellungen)
• Vertretung der Projektleitung bei Veranstaltungen der ESF Regiestelle

Teilnehmer:innenverwaltung

• Vorbereitung und Zusammenstellung aller ESF Unterlagen für neue Teilnehmer:innen (Eintrittsfragebögen)
• Vorbereitung und Versand von Arbeitgeberfreistellungen 
• Einholen fehlender Unterlagen, Prüfung auf Vollständigkeit
• Pflege und Eingabe der Daten in Z EU S
• Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen und Zertifikaten
• Führung und Aktualisierung aller Teilnehmendenlisten
• Überblick über Teilnehmendenstunden sowie Mitwirkung Kalkulation 

Veranstaltungsmanagement

• Versand von E Mail-Einladungen und Erinnerungen
• Anmeldemanagement, Bearbeitung von Stornierungen und Nachmeldungen
• Beantwortung organisatorischer Anfragen
• Kommunikation mit Dozent:innen zu Räumen, Materialien und Abläufen
• Vorbereitung der Räume (Catering, Material, Ausstattung)
• Vorbereitung und Auslage von Handouts, Schildern und Etiketten
• Erstellung von Feedbackbögen
• Aufräumen und Endabnahme der Veranstaltungsräume

Kommunikation, Website und Marketing

• Anlegen und Betreuung von Online Veranstaltungen in Zoom
• Einpflege aller Veranstaltungen in Eveeno 
• Pflege der Websiteinhalte (Typo3), inklusive kleiner HTML Anpassungen sowie Verlinkung der Anmeldungen
• Einholen von Fotofreigaben bei Veranstaltungsfotos
• Regelmäßige Websitepflege sowie Kommunikation mit der betreuenden Agentur bei technischen Problemen
• Gestaltung und Versand des IM PULS Newsletters
• Pflege und Aktualisierung der Verteiler

Sonstige Aufgaben

• Pflege von Laufwerken, Dokumenten und Materialien
• Verwaltung projektbezogener E-Mails und Vorlagen
• Auswertung und Aufbereitung der Feedbackbögen
• Zweitprüfung und Freigabe von Rechnungen in Z EU S
• Versand von Honorarverträgen an Dozent:innen

Company description

Unser Ziel ist es, unseren über 300 Mitgliedsorganisationen mit fachlicher Expertise zur Seite zu stehen, um deren konzeptionelle und wirtschaftliche Basis zu stärken. Wir setzen uns öffentlich und wirkungsvoll für die Belange benachteiligter Menschen ein. Die Verbandsgrundsätze Offenheit, Vielfalt und Toleranz sind für uns handlungsleitend. Für Politik und Verwaltung sind wir auf kommunaler Ebene sowie im Land ein fachkompetenter, kritischer und anerkannter Partner.

Contact

Janin Leben
E-Mail: Bewerbung.IMPULS-Assistenz@paritaet-brb.de
Phone: 0331/2849766

Location

https://www.paritaet-brb.de/

Companyprofile