Teamleitung (m/w/d) für unsere Vertretungssekretariate

Medizinische Universität Lausitz – Carl Thiem

Cottbus

Vollzeit

Haupteingang der Medizinische Universität Lausitz – Carl Thiem

Job description

Ihr Verantwortungsbereich

Allgemeine Sekretariatstätigkeiten

Sie organisieren das Chefarztsekretariat eigenständig und kollegial
Sie übernehmen Schreibtätigkeiten
Sie sind Ansprechpartnerin für die organisatorischen Belange der Klinikmitarbeiter
Sie planen und koordinieren Termine der Ambulanz und Privatambulanz
Sie bearbeiten die allgemeine Korrespondenz sowie den Posteingang und Postausgang
Sie übernehmen die elektronische Dienstplan- und Urlaubsplangestaltung
Sie planen und organisieren Veranstaltungen
Sie organisieren Dienstreisen
Sie erstellen Präsentationen, Statistiken und Berichte

Administrative Aufgaben

Koordination des Vertretungsteams und der Prozesse
Koordination und Kontrolle der Urlaubsplanung des Vertretungsteams und der Chefarztsekretariate
Einteilung der Mitarbeiter zur Krankheits- und Urlaubsvertretung
Sie nehmen an Dienstberatungen teil
Führen von Mitarbeitergesprächen
Ansprechpartner der Chefärzte und Chefarztsekretariate
Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Klärung von prozessorganisatorischen Sachverhalten

Vertretung der Sekretariate des Vorstandsvorsitzenden und der Wissenschaftlichen Vorständin

Vollumfängliche Vertretung des Sekretariats der Geschäftsführung
Ansprechpartner für andere Sekretariate, Stabstellen (QM, Presse, MWFK)
Beschaffungsanträge für Arbeitsplatzausstattung bei Neueinstellung im Vorstandsbereich, Unterstützung des Ankommens neuer Mitarbeitender im Vorstandsbereich

Ihr Profil

Sie besitzen mind. eine abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation (oder andere einschlägige dreijährige Berufsausbildung), bevorzugt einen erweiterten Abschluss
Berufserfahrung in der Leitung eines Sekretariates ist von Vorteil, jedoch keine Bedingung
Sie verfügen über sehr gute MS Office-Kenntnisse, einen sicheren Umgang mit der Deutschen Rechtschreibung und der medizinischen Nomenklatur sowie Grundkenntnisse in Englisch
Sie haben sehr gute Umgangsformen und treten sensibel und fachkundig im Umgang mit Patienten und Mitarbeitern auf
Sie besitzen eine selbstständige, ergebnisorientierte Arbeitsweise und Durchsetzungsvermögen sowie analytisch-konzeptionelles Denkvermögen und eine sichere Urteilskraft
Sie arbeiten zuverlässig und vertrauenswürdig
Sie sind bereit, sich kontinuierlich fort- und weiterzubilden
Sie sind offen für Veränderungsprozesse und unterstützen diese aktiv
Sie arbeiten gern in einem diversen und internationalen Team

Das bieten wir Ihnen

Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis in Vollzeitbeschäftigung
Umfassende Entwicklungschancen durch vielfältige Weiterbildungsmaßnahmen und Karriereplanung sowie der kostenfreien Nutzung des Wissenskompetenzzentrums an der MUL – CT
Vereinbarkeit von Beruf & Familie durch moderne digitale Arbeitsplätze sowie mobiles Arbeiten, familienfreundliche Arbeitszeitenregelung und flexible Arbeitszeitmodelle sowie Unterstützung bei der Unterbringung in einer betriebsnahen Kindertagesstätte
Ein Entgelt nach TV CTK
30 Tage Urlaub
Attraktive Zusatzleistungen, eine krankenhauseigene Cafeteria für Mitarbeitende, Zugang zu Corporate Benefits und zur hauseigenen Apotheke mit attraktiven Rabatten sowie betriebliche Altersvorsorge
Ein ausgeprägtes Betriebliches Gesundheitsmanagement mit vielen Angeboten und Maßnahmen zur Betrieblichen Gesundheitsförderung
Mitarbeiterveranstaltungen

*Alle personenbezogenen Formulierungen in dieser Stellenanzeige sind geschlechtsneutral zu betrachten.

Referenz-Nr.: LB_1841

Company description

Die Medizinische Universität Lausitz – Carl Thiem ist eine junge Universitätsmedizin und der größte Arbeitgeber in Cottbus mit rund 1.200 Betten und knapp 3.000 Mitarbeitenden aus mehr als 40 Ländern.

Als bedeutendes Leitkrankenhaus und Universität gestalten wir die Zukunft der Gesundheitsversorgung in der Modellregion Gesundheit Lausitz.
Wir bieten umfassende Maximalversorgung mit 22 Kliniken und 4 Instituten für jährlich über 150.000 Patienten/innen sowie ein inspirierendes Umfeld für Forschung und Lehre.

Die MUL – CT vereint Forschung, Lehre und Krankenversorgung in einem innovativen Rahmen und bietet vielfältige Karrierechancen, erstklassige Weiterbildungsprogramme und eine hochmoderne Arbeitsumgebung im Herzen von Cottbus.