Stellenbeschreibung
HGM Bildungswerk ist ein wachsender Bildungsträger mit Fokus auf Qualifizierung, Integration und sozialpädagogischer Begleitung. Als Träger bauen wir unsere Strukturen professionell aus und suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, strukturierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit zur Unterstützung in Verwaltung, Finanzen, Qualitätsmanagement und Personal.
Position
Mitarbeiter/in Verwaltung & Organisation (m/w/d)
Vollzeit oder Teilzeit
Ihre Aufgaben
Büro & Organisation
- Allgemeine Büroorganisation und Verwaltung
- Korrespondenz mit Behörden, Kostenträgern und Kooperationspartnern
- Termin- und Fristenüberwachung
- Aktenführung und Dokumentenmanagement
- Unterstützung der Geschäftsleitung
Finanzen
- Vorbereitung der Buchhaltung (Zuarbeit Steuerbüro)
- Rechnungsstellung und -prüfung
- Überwachung von Zahlungseingängen und Mahnwesen
- Fördermittel- und Maßnahmeabrechnungen
- Controlling-Unterstützung und Auswertungen
Qualitätsmanagement
- Mitwirkung beim Aufbau und der Weiterentwicklung des QM-Systems (z. B. AZAV)
- Dokumentation von Prozessen und Standards
- Vorbereitung interner und externer Audits
- Pflege von Maßnahmeunterlagen und Qualitätsnachweisen
Personal
- Unterstützung im Bewerbungsmanagement
- Erstellung von Arbeitsverträgen und Personalunterlagen
- Pflege von Personalakten
- Vorbereitung der Lohnbuchhaltung
- Mitwirkung bei Personalplanung und -organisation
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
- Berufserfahrung in Verwaltung, Buchhaltung oder Personal wünschenswert
- Kenntnisse im Qualitätsmanagement (idealerweise AZAV) von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel)
- Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationsstärke und Zahlenaffinität
- Diskretion und sicherer Umgang mit vertraulichen Daten
- Teamfähigkeit sowie lösungsorientiertes Denken
Wir bieten
- Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition in einem wachsenden Bildungsträger
- Gestaltungsspielraum beim Aufbau neuer Strukturen
- Kurze Entscheidungswege
- Wertschätzende Arbeitsatmosphäre
- Entwicklungsmöglichkeiten
- Leistungsgerechte Vergütung nach Qualifikation
Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung oder gleichgestellten Personen sind ausdrücklich erwünscht und werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten personenbezogenen Daten werden vom HGM Bildungswerk ausschließlich zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens verarbeitet.
Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses) in Verbindung mit § 26 BDSG.
Ihre Daten werden vertraulich behandelt und ausschließlich an die am Auswahlverfahren beteiligten Personen weitergegeben. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung.
Die Bewerbungsunterlagen werden nach Abschluss des Auswahlverfahrens unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert und anschließend datenschutzkonform gelöscht, sofern kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt. Sofern wir Ihre Unterlagen länger aufbewahren möchten (z. B. für zukünftige Stellenangebote), erfolgt dies nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie auf Datenübertragbarkeit gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen. Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.
