Sekretär*in (m/w/d) Poliklinik für Kieferorthopädie (838)

Opis stanowiska

Gestalten Sie den Aufbau unserer neuen Poliklinik für Kieferorthopädie mit!

Mit der Poliklinik für Kieferorthopädie entsteht ein neuer und zukunftsorientierter Bereich, den Sie von Beginn an organisatorisch mitprägen und aktiv mitgestalten können! Als zentrale Ansprechperson im Sekretariat schaffen Sie gemeinsam mit der Bereichsleitung die Voraussetzungen für professionelle Abläufe und eine verlässliche Organisation und tragen damit wesentlich zum erfolgreichen Aufbau des Bereichs bei. In dieser verantwortungsvollen Position verbinden Sie eigenständiges Arbeiten, Organisationstalent und Kommunikationsstärke mit einem vielseitigen Umfeld an der Schnittstelle von klinischer Tätigkeit, Lehre, Wissenschaft und Verwaltung. Dabei repräsentieren Sie den Bereich nach innen und außen und sorgen für einen professionellen und serviceorientierten Auftritt gegenüber Patient*innen, Studierenden, Mitarbeitenden und Kooperationspartnern.

Für den Aufbau und die organisatorische Unterstützung des Bereichs suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte, selbstständige und organisationsstarke Persönlichkeit als Sekretär*in (m/w/d) der Poliklinik für Kieferorthopädie.

Eintritt: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Umfang: in Teilzeit mit 20 Stunden pro Woche
Beschäftigung: befristet auf 24 Monate
Arbeitsort: Brandenburg an der Havel - In Deutschlands modernster Universitätsklinik für Zahnmedizin!

Die Medizinische Hochschule Brandenburg (MHB) ist eine staatlich anerkannte Universität in kommunaler Trägerschaft mit einem besonderen Fokus auf praxisnahe Lehre, innovative Forschung und die Ausbildung der nächsten Generation von Ärzt*innen und Psycholog*innen. In enger Zusammenarbeit mit unseren Trägerkliniken verbinden wir exzellente Wissenschaft mit moderner Patientenversorgung und gestalten aktiv die Zukunft der Medizin in Brandenburg und darüber hinaus!

Mit der Eröffnung unserer Universitätsklinik für Zahnmedizin am 3. August 2026 haben wir unser Versorgungs-, Lehr- und Forschungsangebot erweitert. Im denkmalgeschützten ehemaligen E-Werk in Brandenburg an der Havel ist die erste Universitätszahnklinik des Landes entstanden. Die Klinik bietet vollständig digital ausgestattete Behandlungsplätze und wird schrittweise auf rund 40 Behandlungseinheiten erweitert. Neben der allgemeinen zahnmedizinischen Versorgung umfasst das Angebot spezialisierte Sprechstunden für Menschen mit Zahnarztangst und Erkrankungen der Mundschleimhaut sowie Schlafzahnmedizin und mobile Versorgung.
Die Universitätsklinik ist das Herz & Zentrum unseres Brandenburgischen Modellstudiengangs Zahnmedizin, den wir 2024 als ersten Studiengang dieser Art im Land eingeführt haben. Jährlich starten 48 Studierende in das Studium und übernehmen bereits ab dem siebten Semester unter fachlicher Aufsicht die Behandlung eigener Patientinnen und Patienten. 

Ihre Aufgaben:

Sekretariat & Organisation

• Eigenverantwortliche Führung des Sekretariats des Bereichs Kieferorthopädie und Sicherstellung eines reibungslosen organisatorischen und administrativen Ablaufs
• Organisation des Büroalltags einschließlich Materialverwaltung und Vertretung innerhalb des Verwaltungsteams
• Termin- und Kalendermanagement der Bereichsleitung sowie Organisation von Besprechungen, Dienstreisen und Veranstaltungen
• Empfang und Betreuung von Gästen und Kooperationspartnern sowie professionelle Repräsentation des Bereichs
• Unterstützung bei der Organisation von Fortbildungen, Kongressbeiträgen und Bereichsveranstaltungen
• Mitarbeit bei der Einführung und Pflege digitaler Ablage- und Dokumentationsstrukturen

Lehre & Kommunikation

• Unterstützung der Lehrorganisation bei Kursen, Seminaren und Prüfungen sowie Kommunikation mit Studierenden und Lehrbeauftragten
• Professionelle Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Erstellung und Aufbereitung von Schriftsätzen, Protokollen und Präsentationen
• Pflege und Aktualisierung der Bereichsinformationen für Intranet und Website

Verwaltung & wissenschaftliche Unterstützung

• Mitwirkung bei der Verwaltung von Haushalts- und Drittmitteln
• Bearbeitung von Beschaffungen, Rechnungen und Reisekostenabrechnungen
• Unterstützung bei der Vorbereitung wissenschaftlicher Publikationen und Anträge

Ihr Profil:

Fachliche Qualifikation

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann (m/w/d) für Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische bzw. verwaltungsbezogene Qualifikation
• Berufserfahrung in einem Sekretariat, in der Verwaltung oder einer vergleichbaren Position ist wünschenswert
• Erfahrung in der Termin- und Kalenderkoordination sowie in der Organisation von Besprechungen, Veranstaltungen und Dienstreisen
• Sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift in deutscher Sprache sowie gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift in englischer Sprache
• Sicherer Umgang mit den gängigen digitalen Büro- und Kommunikationsanwendungen, insbesondere MS Office
• Aufgeschlossenheit gegenüber Praxis- und Verwaltungssoftware sowie Bereitschaft, sich in neue digitale Anwendungen und Arbeitsprozesse einzuarbeiten
• Sicherer Umgang mit der Erstellung und Aufbereitung von Korrespondenz, Schriftsätzen, Protokollen und Präsentationen
• Kenntnisse bzw. praktische Erfahrung in der Beschaffung, Rechnungsbearbeitung, Reisekostenabrechnung sowie Haushalts- und Drittmittelverwaltung 

Persönliche Kompetenzen & weitere Qualifikationen

• Strukturierte, vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise, ausgeprägtes Organisationstalent sowie sicherer Umgang mit wechselnden Prioritäten
• Zuverlässigkeit, Sorgfalt und Verantwortungsbewusstsein sowie ausgeprägte Service- und Teamorientierung
• Professionelles, freundliches und verbindliches Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartner*innen
• Diskretion und Verschwiegenheit im Umgang mit Patienten-, Personal- und Forschungsdaten
• Eigeninitiative und Freude daran, Abläufe und Strukturen in einem neu entstehenden Bereich aktiv mitzugestalten
• Interesse an den besonderen Anforderungen eines klinischen, wissenschaftlichen und universitären Umfelds

Ihre Benefits:

• Verantwortungsvolle und vielseitige Tätigkeit in einem neu entstehenden Bereich mit großem Gestaltungsspielraum
• Die Möglichkeit, Strukturen und administrative Abläufe von Anfang an aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Eigenverantwortliches Arbeiten mit direkter Anbindung an die Bereichsleitung
• Ein abwechslungsreiches Umfeld an der Schnittstelle von Verwaltung, Lehre, Wissenschaft und klinischer Tätigkeit

sowie

• Flexible Arbeitszeiten (orientiert an unserer Kernarbeitszeit) & eine wertschätzende Arbeitsatmosphäre
• 30 Tage Urlaub: 28 Tage Erholungsurlaub (Erhöhung nach Betriebszugehörigkeit) + 2 freie Tage an Weihnachten und Silvester
• Mobilität: Vergünstigtes Deutschlandticket als Jobticket; BusinessBike bei Festanstellung
• Attraktive Vergütung nach Qualifikation und Berufserfahrung
• WorkLifePortal mit digitalen Gesundheitsangeboten, Trainings, Rezepten & Tipps
• Betriebsärztlicher Dienst inklusive Vorsorgeuntersuchungen

Klingt das nach einer Aufgabe, die zu Ihnen passt?

Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam mit Ihnen den neuen Bereich Kieferorthopädie organisatorisch aufzubauen und weiterzuentwickeln. Bewerben Sie sich jetzt und werden Sie Teil unseres Teams!

Ihre Bewerbungsunterlagen reichen Sie bitte über unser Online-Bewerbungsportal ein. Hierfür nutzen Sie bitte den "Bewerben"-Button rechts oder unterhalb des Ausschreibungstextes. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir nur Bewerbungen über den genannten Bewerbungsweg berücksichtigen können.

Bewerbungsunterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf/ CV
• Nachweise über relevante Qualifikationen und Berufserfahrungen
• Relevante Arbeits- und Dienstzeugnisse
• Nachweise über relevante Fort- und Weiterbildungen, sofern vorhanden
• Ggf. Referenzen bzw. Angabe geeigneter Referenzpersonen

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Die Medizinische Hochschule Brandenburg (MHB) ist eine staatlich anerkannte Universität in kommunaler Trägerschaft mit einem besonderen Fokus auf praxisnahe Lehre, innovative Forschung und die Ausbildung der nächsten Generation von Ärzt*innen und Psycholog*innen. In enger Zusammenarbeit mit unseren Trägerkliniken verbinden wir exzellente Wissenschaft mit moderner Patientenversorgung und gestalten aktiv die Zukunft der Medizin in Brandenburg und darüber hinaus!

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